Förr eller senare är det värdefullt att kunna delta aktivt på möten – på svenska. Det gör vardagen på jobbet enklare, men kan också öppna fler möjligheter i arbetslivet. Flera av våra deltagare som vill ta nästa steg mot exempelvis en chefsposition berättar att svenskan blir allt viktigare när de får större ansvar. Att öva på svenska för möten är därför något vi på Albrechts Kommunikation gärna tillhandahåller i våra svenskkurser.
Med rätt mötesvokabulär på svenska kan du ta ordet, hålla med, säga emot på ett vänligt sätt och be om ett förtydligande redan på B1-nivå. I det här blogginlägget ska vi lära oss lite nyttig vokabulär för just detta.
Före mötet – orden du ofta möter redan innan ni börjar
Som vi vet älskar svenskar att planera och att ha möten, därför är det lämpligt att börja med vokabulär inför mötet.
Någon ska:
- boka ett mötesrum
- sammankalla till ett möte
- skriva en dagordning eller agenda
- skicka ut information till deltagarna
Några vanliga substantiv är:
ett möte
ett webbmöte
en projektgrupp / ett team
en dagordning / en agenda
en lägesrapport
ett mötesprotokoll
Du behöver inte nödvändigtvis själv sammankalla mötet, men orden hjälper dig att förstå vad som förväntas.
Kan du översätta dessa meningar?
Har du hunnit läsa dagordningen?
Jag skickade en uppdaterad agenda i morse.
Vi börjar med lägesrapporten.
På mötet – så tar du ordet
Det svåraste är ofta inte att ha en åsikt. Det är att komma in i samtalet.
Du kan exempelvis säga:
Jag skulle vilja lägga till en sak.
Jag har en idé.
Kan man tänka så här att…?
Skulle vi kunna…?
Vad tror ni om det här?
Vad sägs om att…?
Det behöver faktiskt inte vara mer avancerat än så.
Om du vill anknyta till något en kollega redan har sagt kan du säga:
När du pratade om det där tänkte jag på en sak…
Jag håller med om det du sa om…
Jag fick en idé när du pratade om…
Sådana fraser gör det lättare att komma in naturligt i samtalet.
När du håller med
Det här är oftast ganska enkelt:
Ja, precis!
Absolut.
Verkligen.
Det stämmer.
Det håller jag med om.
Du kan också utveckla svaret:
Det håller jag verkligen med om. Jag tror också att…
Det är ett bra sätt att både bekräfta kollegan och sedan föra samtalet vidare.
När du inte håller med – utan att starta ett krig
Svenska möten kan vara ganska indirekta – vi undviker gärna konflikter då det går. Ett rakt:
Du har fel.
är grammatiskt korrekt, men inte alltid den smidigaste vägen.
Prova i stället:
Ja, jag förstår hur du menar, men…
Det har du rätt i. Men man kan också fundera på…
Jo, visserligen, men…
Jag har en annan uppfattning i den här frågan.
Jag är inte helt säker på att jag håller med.
Det här är användbar möteskommunikation på svenska: du säger emot, men signalerar samtidigt att du lyssnar på den andra personen.
När du inte hör eller förstår
Det här är kanske viktigast av allt.
Du behöver inte låtsas att du förstår.
Säg:
Förlåt, jag hörde inte riktigt.
Jag förstår inte precis vad du menar. Kan du förklara lite mer?
Jag uppfattade inte vad du sa om projektet.
Menade du att vi ska ändra planen?
Det är mycket bättre att ställa en fråga än att lämna mötet utan att veta vad som bestämdes.
Och så den svenska verkligheten: “jaha”, “nähä” och “du skojar!”
Ett möte består förstås inte bara av formella fraser.
I verkligheten kan det låta så här:
– De sa att leveransen blir klar redan imorgon.
– Jaha! Det var snabbare än jag trodde.
Eller:
– Kunden vill tydligen inte ha mötet imorgon trots allt.
– Nähä… då måste vi nog ändra planen.
Eller kanske:
– De vill göra om hela presentationen till fredag.
– Du skojar!
Sådana små reaktioner gör att samtalet låter mer naturligt. Du visar att du lyssnar och reagerar direkt, även om du inte har en lång kommentar redo.
Fatta beslut
Mot slutet av mötet behöver gruppen ofta landa i något.
Då hör du exempelvis:
Ska vi säga så då?
Kan vi enas om att…?
Då tycker jag att vi bestämmer att…
Och därefter kommer nästa viktiga steg:
Vem gör vad?
Efter mötet – sammanfatta och följ upp
När mötet är slut återstår ofta att:
- sammanfatta
- skriva eller skicka mötesprotokoll
- bestämma nästa steg
- följa upp
Exempel:
Jag sammanfattar det vi har bestämt och skickar ut det efter mötet.
Nästa steg är att Anna kontaktar kunden och att vi följer upp på fredag.
Det är ofta här du märker om du verkligen har förstått mötet.
Ett kort mötesscenario
Här är ett exempel där flera av fraserna kommer tillsammans:
Anna: Jag tycker att vi ska skjuta upp lanseringen en vecka.
David: Ja, jag förstår hur du tänker, men skulle vi kunna behålla det gamla datumet och minska omfattningen i stället?
Anna: Det är möjligt. Vad säger ni andra?
Sara: Jag håller faktiskt med David. Men jag förstod inte riktigt vad du sa om kundens deadline. Kan du förklara?
Anna: Absolut. Kunden behöver den första versionen på måndag, men allt behöver inte vara färdigt.
Sara: Jaha! Då är jag med.
David: Ska vi säga att vi skickar första versionen på måndag och resten på fredag?
Anna: Ja, det gör vi.
Det är inte avancerad svenska. Men det är fungerande svenska – och det är det som gör skillnad på ett verkligt möte.
Från att förstå mötet till att faktiskt delta
Nu har du fått några fraser som hjälper dig att delta mer aktivt i ett svenskt möte. Nästa steg är att kunna använda dem naturligt när samtalet går snabbt och du behöver reagera direkt.
Det är också där språkträning i möten blir värdefull: att öva på riktiga situationer, inte bara memorera ord.
Vi erbjuder praktisk svenskundervisning för internationella medarbetare och företagsgrupper, online och på plats i Stockholm. Träningen anpassas efter deltagarnas arbetsuppgifter, nivå och verkliga mötessituationer.
Svenska för företag från 745 kr per timme.
Boka en kostnadsfri konsultation så pratar vi om vilket upplägg som passar er.